La dématérialisation des courriers entrants marque une étape importante dans la transformation numérique du groupe Meldomys.
Derrière ce projet structurant, ce sont avant tout des collaborateurs engagés, issus de plusieurs directions, qui œuvrent collectivement pour moderniser la gestion du courrier, renforcer la traçabilité des échanges et améliorer l’efficacité des équipes.
Ce projet s’inscrit pleinement dans le plan stratégique DOMYS 2027 du groupe Meldomys, et plus particulièrement dans son axe n°2 : “être un bailleur responsable, sociétal et soucieux de l’environnement”.
Un projet collectif au service de la stratégie du groupe
Porté conjointement par la Direction numérique et de la logistique (DNL) et la Direction clientèle et proximité (DCP), le projet vise à repenser en profondeur la gestion des courriers entrants, tout en renforçant la sécurité des données et en facilitant le travail des équipes au quotidien.
Il s’inscrit dans une démarche globale de dématérialisation, amorcée avec un premier volet consacré aux factures, mené par la DNL, la Direction financière et Jaxed.
Moderniser la gestion des courriers entrants pour mieux accompagner les équipes
Pour les équipes de la DNL, ce nouveau mode de gestion des courriers répond avant tout à un besoin de modernisation des outils. Le Directeur du numérique et de la logistique explique :
« Le projet, démarré au printemps, a pour premier objectif de remplacer l’outil Codexia et de moderniser entièrement la gestion des courriers. Pour cela, nous déployons Nexia, un nouvel outil plus flexible et de nouvelle génération permettant une connexion depuis n’importe où, sans passer par RDS. »
Avec Nexia, Meldomys se dote d’un outil plus adapté aux usages actuels.
Repenser le circuit de traitement des courriers entrants
Au-delà du changement d’outil, les équipes ont travaillé sur la refonte complète du circuit de traitement des courriers entrants.
« En parallèle, un nouveau circuit de traitement des courriers entrants est mis en place via Nexia. À leur arrivée au siège, les courriers seront numérisés et suivis tout au long de leur parcours, offrant une traçabilité complète, des alertes en cas de retard de traitement et une gestion plus fluide du courrier. »
Dans un premier temps, ce nouveau circuit concerne les courriers institutionnels, avant d’être progressivement étendu aux courriers des locataires.
Anticiper les usages de demain grâce à l’innovation
Les équipes ont également conçu le projet comme une base évolutive, capable d’intégrer de nouvelles fonctionnalités à moyen terme.
« Le projet prévoit également de prochaines évolutions : ajout de fonctionnalités d’intelligence artificielle (aide à la transcription de l’écriture humaine si besoin, propositions de réponses types, etc.) et la connexion à Prem pour automatiser certains traitements. »
Ces évolutions permettront, par exemple, d’automatiser l’ouverture de réclamations ou la mise à jour de contrats d’assurance.
Tester, ajuster, sécuriser : le rôle clé des équipes projet
Une équipe dédiée a démarré les tests dès le 11 décembre, avec pour objectif d’ajuster l’outil avant une mise en production prévue début février.
Des défis, mais une solution innovante
Comme tout projet de transformation numérique, la dématérialisation des courriers entrants a présenté des défis.
« La principale difficulté concerne la gestion du projet. Côté éditeur, les équipes sont très sollicitées par de nombreux clients souhaitant également basculer sur cette nouvelle solution, ce qui a limité le temps qu’elles pouvaient nous consacrer.
Par ailleurs, l’outil étant tout récent, il reste encore un peu instable. Cela demande de prendre un peu plus de temps pour les tests, mais l’objectif est d’obtenir une solution fiable et opérationnelle. Malgré ces points de vigilance, le produit demeure novateur. »
Ces contraintes ont renforcé l’importance d’un pilotage projet rigoureux et d’une collaboration étroite entre les équipes internes et externes.
Une action alignée avec les valeurs de Meldomys
Pour les collaborateurs impliqués, ce chantier va bien au-delà d’un simple changement d’outil.
« Cette action s’inscrit dans la stratégie globale de Meldomys, notamment par le renforcement de la sécurisation des données. Elle constitue également un outil clé pour faciliter le travail des collaborateurs, en optimisant le tri et l’archivage des courriers. »
Elle s’inscrit pleinement dans la volonté de Meldomys d’être un bailleur responsable, attentif aux enjeux environnementaux et organisationnels.
Une mobilisation à l’échelle du groupe Meldomys
Cette dématérialisation concerne l’ensemble du groupe Meldomys, incluant Jaxed, garantissant une approche cohérente et mutualisée. Cette mobilisation s’est traduite par une organisation du projet en plusieurs étapes clés.
« La première étape a consisté à réaliser un benchmark. Nous sommes allés à la rencontre d’autres organismes ayant déjà déployé la dématérialisation des courriers. Ces échanges, notamment avec Côte d’Azur habitat, Angers Loire habitat et Archipel habitat, nous ont permis d’identifier les forces et les points d’amélioration de l’outil grâce à leurs retours d’expérience. Cela a confirmé notre choix d’adopter Nexia et nous a aidés à clarifier l’orientation du projet.
La seconde étape a été la mise en place des environnements techniques nécessaires au développement et aux tests.
Nous sommes désormais dans la dernière phase.
Une fois la mise en production effectuée, un suivi renforcé sera assuré par Axess (l’éditeur de Nexia). Après environ un mois d’utilisation, un retour d’expérience sera réalisé pour évaluer ce qui fonctionne bien, les éventuels points d’amélioration, et permettre d’aboutir à la clôture du projet. »
Et après ? Des évolutions continues portées par les équipes
Le projet ne s’arrête pas à la mise en production.
« Il faudra encore améliorer l’outil, il y aura sûrement des mises à jour à réaliser au fil du temps.
Dans la partie courrier il y aura de plus en plus de fonctionnalités basées sur l’IA , ainsi que des liens de plus en plus étroits avec PREM. L’idée est de s’appuyer de plus en plus de la Gestion Électronique des Documents (GED) de Nexia. »
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